IHG HOTELS AND RESORTS (“IHG,” “we,” “our” or “us”)
PURPOSE OF THIS NOTICE: We are providing this Applicant Privacy Notice (the “Notice”) to describe the personal information that we collect about job applicants (including applicants for work experience, internships and apprenticeships) at IHG or IHG-branded hotels (which may include franchised hotels or hotels which are managed by IHG but which are independently owned) and applicants for IHG career development programmes such as IHG Academy, General Manager Assessments and IHG Future Leaders Aspire (”Applicants”).
SCOPE OF THIS NOTICE: This Notice applies to the personal information that we collect from and about Applicants, in the context of reviewing, assessing, considering, managing, storing or processing their applications or otherwise considering them for a position with us.
What is personal information? In this Notice, “personal information” is any information that identifies, relates to, describes, is reasonably capable of being associated with, or could reasonably be linked, directly or indirectly, with a particular individual or household.
Are our practices the same for all Applicants? The categories of personal information we collect and our use of personal information may vary depending upon the position(s) or location, as well as the associated qualifications and responsibilities. The information in this Notice is intended to provide an overall description of our collection and use of personal information about Applicants.
CATEGORIEËN VERZAMELDE PERSOONSGEGEVENS: In het algemeen, en waar toegestaan onder de toepasselijke wetgeving, kunnen wij de volgende categorieën van persoonsgegevens over Aanvragers verzamelen:
- Naam, contactgegevens en andere identificatiemiddelen: identificatiemiddelen zoals een echte naam, alias, postadres, unieke persoonlijke identificatiecode, online identificatiecode, Internet Protocol adres, e-mailadres, accountnaam, sofi-nummer, rijbewijsnummer, paspoortnummer of andere soortgelijke identificatiemiddelen.
- Beschermde classificaties: kenmerken van beschermde classificaties krachtens de toepasselijke wetgeving, zoals ras, huidskleur, geslacht, leeftijd, godsdienst, nationale oorsprong, handicap, burgerlijke staat en genetische informatie.
- Gevoelige persoonlijke informatie: informatie over ras of etniciteit, religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid, politieke opvattingen, informatie over gezondheid, waaronder medische aandoeningen, informatie over strafrechtelijke veroordelingen of overtredingen.
- Gebruiksgegevens: informatie over internet- of andere elektronische netwerkactiviteiten, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, browsegeschiedenis, zoekgeschiedenis en informatie over interactie met een internetwebsite, -toepassing of -advertentie, alsmede fysieke en netwerktoegangslogboeken en andere informatie over netwerkactiviteiten in verband met uw gebruik van een apparaat, netwerk of andere informatiebron van het bedrijf.
- Geolocatiegegevens: precieze geografische locatiegegevens over een bepaald individu of apparaat.
- Audio/visuele gegevens: audio-, elektronische, visuele, thermische, olfactorische of soortgelijke informatie zoals CCTV-beelden en foto's, en audio-opnames (bv. opgenomen vergaderingen).
- Arbeidsverleden: beroeps- of werkgerelateerde informatie.
- Onderwijsinformatie: informatie over onderwijsgeschiedenis of achtergrond die niet tot de openbare persoonsgegevens behoort.
- Informatie verzameld tijdens de sollicitatieprocedure: informatie verzameld tijdens gesprekken of beoordelingen als onderdeel van de sollicitatieprocedure.
- Profielen en conclusies: conclusies getrokken uit alle hierboven genoemde informatie om een profiel op te stellen dat voorkeuren, kenmerken, psychologische trends, voorkeuren, gedrag, houdingen, intelligentie, bekwaamheden en aanleg weergeeft.
HOE IS UW PERSOONLIJKE INFORMATIE VERZAMELD: In het algemeen kunnen wij informatie over Aanvragers uit de volgende bronnen verzamelen:
- Van u, de aanvrager
- Van een wervingsbureau indien gebruikt als onderdeel van het wervingsproces
- Van een aanbieder van antecedentenonderzoek indien gebruikt als onderdeel van de aanwervingsprocedure
- van referenten, indien referenties worden verzameld als onderdeel van de aanwervingsprocedure
- Uit openbaar beschikbare bronnen zoals informatie uit het strafregister
PURPOSES FOR COLLECTING AND USING PERSONAL INFORMATION: Generally, we may use the above categories of personal information for the following purposes:
- Beheer van sollicitaties, werving en selectie. Beoordelen, beoordelen, aanwerven, in overweging nemen of anderszins beheren van sollicitanten, kandidaten en sollicitaties, met inbegrip van:
- Scheduling and conducting interviews
- Identifying candidates, including by working with external recruiters
- Reviewing, assessing and verifying information provided, to conduct criminal and background checks, and to otherwise screen or evaluate Applicants’ qualifications, suitability and relevant characteristics
- Extending offers, negotiating the terms of offers, and assessing salary and compensation matters
- Satisfying legal and regulatory obligations
- In support of our equal opportunity employment policy and practices
- Beveiliging en controle. Om onze middelen, netwerk, gebouwen en activa te controleren en te beveiligen:
- Monitoring for, preventing and investigating suspected or alleged misconduct or violations of work rules
- Monitoring for, preventing investigating, and responding to security and privacy incidents
- Providing and managing access to physical and technical access controls
- Monitoring activities, access and use to ensure the security and functioning of our systems and assets
- Securing our offices, premises and physical assets, including through the use of electronic access systems and video monitoring
- communiceren met sollicitanten over hun sollicitatie en over andere soortgelijke functie(s) waarvoor zij mogelijk belangstelling hebben of om te communiceren over IHG-nieuws en wervingsevenementen
- Maintaining Applicant personal information for future consideration
- Auditing, rapportage, corporate governance en interne operaties. In verband met financiële, fiscale en boekhoudkundige audits en audits en beoordelingen van onze bedrijfsvoering, veiligheidscontroles, financiële controles of naleving van wettelijke verplichtingen, en voor andere interne bedrijfsdoeleinden, zoals het beheer van ons programma voor het bewaren van gegevens.
- M&A en andere zakelijke transacties. Voor de planning, due diligence en uitvoering van commerciële transacties, bijvoorbeeld fusies, overnames, verkoop of overdracht van activa, faillissement of reorganisatie of andere soortgelijke zakelijke transacties.
- Rechten verdedigen en beschermen. Om onze rechten en belangen en die van derden te beschermen en te verdedigen, inclusief het beheren van en reageren op werknemers- en andere juridische geschillen, om te reageren op juridische claims of geschillen, en om anderszins onze rechten of belangen, of de rechten, belangen, gezondheid of veiligheid van anderen vast te stellen, te verdedigen of te beschermen, inclusief in de context van verwachte of daadwerkelijke geschillen met derden.
- Naleving van toepasselijke wettelijke verplichtingen. Met betrekking tot de naleving van toepasselijke wettelijke verplichtingen (zoals het in aanmerking komen voor aanwerving, het reageren op dagvaardingen en gerechtelijke bevelen), alsmede beoordelingen, beoordelingen en rapportages met betrekking tot dergelijke wettelijke verplichtingen, onder meer op grond van arbeidswetgeving en -regelgeving, Socialezekerheids- en belastingwetgeving, milieuvoorschriften, wet- en regelgeving inzake veiligheid op de werkplek, en andere toepasselijke wetten, voorschriften, adviezen en richtlijnen.
DOELEN VOOR HET VERZAMELEN EN GEBRUIKEN VAN GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS: Wij kunnen gevoelige persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:
- Wij kunnen informatie over uw handicap gebruiken om na te gaan of wij tijdens de aanwervingsprocedure passende aanpassingen moeten aanbrengen.
- We kunnen gevoelige persoonlijke informatie, zoals informatie over ras of etniciteit, religieuze overtuigingen of seksuele geaardheid gebruiken voor het monitoren en rapporteren van gelijke kansen.
- Indien toegestaan door de toepasselijke wetgeving kunnen wij voor bepaalde functies het strafregister controleren.
DE JURIDISCHE GRONDSLAG VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS: Wij verbinden ons ertoe uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij verzamelen, gebruiken en delen uw informatie wanneer wij daarvoor een passende rechtsgrondslag hebben. Dit kan zijn omdat:
- U heeft ons toestemming gegeven de persoonlijke informatie te gebruiken
- Ons gebruik van de informatie is noodzakelijk om een contract met u uit te voeren
- Ons gebruik van de informatie is noodzakelijk om te voldoen aan verantwoordelijkheden die wij hebben tegenover onze regelgevers, belastingambtenaren, wetshandhavers, of om anderszins te voldoen aan onze wettelijke verantwoordelijkheden.
- Ons gebruik van de informatie is in ons legitieme belang als commerciële organisatie. In deze gevallen zullen wij uw gegevens behandelen op een manier die evenredig is en uw privacyrechten respecteert.
Geautomatiseerde besluitvorming: Wij voeren geen geautomatiseerde besluitvorming uit voor beslissingen die aanzienlijke gevolgen voor u kunnen hebben.
DATA TRANSFER: Aangezien wij via een wereldwijd netwerk van kantoren en hotels werken, kan het nodig zijn uw gegevens over te dragen naar een land buiten het land waar ze oorspronkelijk zijn verzameld of buiten het land waar u woont of waarvan u de nationaliteit bezit. Het kan nodig zijn om deze informatie door te geven aan andere entiteiten, waaronder, zonder beperking, onze IHG-hotels en onze dienstverleners. Wanneer wij informatie buiten de Europese Unie overdragen, nemen wij maatregelen om ervoor te zorgen dat deze overdracht wordt beheerd om uw privacyrechten te beschermen:
- Overdrachten binnen de IHG-groep vallen onder een overeenkomst die wordt gesloten door leden van de IHG-groep (intragroepsovereenkomst) die elk lid contractueel verplicht ervoor te zorgen dat uw gegevens een passend en consistent beschermingsniveau krijgen, ongeacht waar ze worden overgedragen binnen de IHG-groep.
- Wanneer wij uw informatie buiten IHG overdragen aan andere bedrijven die ons diensten verlenen, verkrijgen wij van hen contractuele verplichtingen en garanties om uw informatie te beschermen, zoals standaard contractuele clausules.
Wanneer wij anderszins persoonsgegevens overdragen tussen rechtsgebieden, zullen wij de door de plaatselijke wetgeving vereiste maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat deze overdracht zodanig wordt beheerd dat uw privacyrechten worden beschermd.
DATA SHARING: Wij delen uw gegevens met onze dienstverleners die diensten aan ons verlenen in verband met ons bedrijf. Deze bedrijven zijn gemachtigd om uw persoonsgegevens alleen te verwerken als dat nodig is om dergelijke diensten aan ons te leveren. We kunnen uw informatie ook delen met hotels van IHG, bijvoorbeeld als u hebt gesolliciteerd naar een baan bij een hotel van IHG of om contact met u op te nemen over vacatures die u zouden kunnen interesseren. Dit kunnen franchisehotels zijn of hotels die door IHG worden beheerd, maar die onafhankelijk zijn.
VEILIGHEID VAN GEGEVENS: Wij verbinden ons ertoe de vertrouwelijkheid en veiligheid van de informatie die u ons verstrekt te beschermen. Daartoe worden technische, fysieke en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, beschadiging of verlies. De verzameling, overdracht en opslag van informatie kan nooit worden gegarandeerd als volledig veilig, maar wij nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat passende veiligheidsmaatregelen worden genomen om uw informatie te beschermen.
DATA RETENTION: Wij bewaren uw gegevens over het algemeen slechts zolang als redelijkerwijs nodig is om de in dit beleid uiteengezette redenen. In sommige gevallen bewaren wij gegevens (waaronder uw gegevens) voor langere periodes indien dit nodig is voor wettelijke, regelgevende, fiscale of boekhoudkundige doeleinden. Wij kunnen ook gegevens bewaren voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
RECHTEN IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS
Depending on your location, you may have rights under the General Data Protection Regulation, California Consumer Privacy Act or other applicable data protection laws, to:
- Verzoek om toegang tot uw persoonlijke gegevens (algemeen bekend als een "verzoek om toegang voor betrokkenen"). Zo kunt u een kopie krijgen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en kunt u controleren of wij deze rechtmatig verwerken.
- Vraag correctie van de persoonlijke informatie die wij over u bewaren. Zo kunt u eventuele onvolledige of onjuiste informatie die wij over u hebben laten corrigeren.
- Verzoek om verwijdering van uw persoonlijke gegevens. Zo kunt u ons vragen persoonlijke informatie te wissen of te verwijderen als er geen goede reden is om deze nog langer te verwerken. U hebt ook het recht ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer u uw recht op bezwaar tegen de verwerking hebt uitgeoefend (zie hieronder).
- Object to processing of your personal information where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on this ground. You also have the right to object where we are processing your personal information for direct marketing purposes and the right to opt out of the sale or sharing of personal information.
- Verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Zo kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid ervan of de reden voor de verwerking ervan vaststellen.
- Verzoek om de overdracht van uw persoonlijke gegevens aan een andere partij.
Om deze of andere toepasselijke privacyrechten uit te oefenen of om contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming, kunt u contact opnemen met PrivacyOffice@ihg.com. Het is mogelijk dat wij u om specifieke informatie moeten vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot de informatie te waarborgen (of om een van uw andere rechten uit te oefenen).
CONTACTING US ABOUT THIS NOTICE: If you have any questions or concerns regarding our use of personal information as described in this Notice, please contact PrivacyOffice@ihg.com.
